Email Tips og tricks – Sådan administreres e-mail

“Jeg mislykkes regelmæssigt i min søgen efter at opnå” indboks nul “, men jeg går aldrig i seng med mere end 10-20 ubesvarede e-mails. Jeg starter altid min dag med en ren skifer.” –Ivanka Trump, direktør for opkøb og udvikling hos Trump Organisation og CEO og grundlægger af Ivanka Trump Collection

“Jeg beholder hver e-mail, jeg modtager (undtagen junk), og alt jeg skal håndtere jeg markerer som ulæst. Jeg er ikke flagperson. Også min assistent læser min email for at sikre, at jeg ikke mangler noget! Jeg kom igennem hele min indbakke hver dag, delvist fordi jeg forsøger at frakoble i weekender. Min hurtige regel: Ingen email når jeg er med mine børn. ” –Anne Fulenwider, chefredaktør for Marie Claire

billede

Getty Images

“Den sidste gang min mor blev vred på mig, var før hun døde, da hun så mig læse min email og snakkede med mine børn på samme tid. Hun var ikke en kvinde tilbøjelig til at vrede, men hun var absolut ikke tilfreds med hvad hun så og lad mig vide det. Siden da har jeg revurderet mit forhold til e-mail, som ikke indeholder email i mindst en halv time før jeg går i seng (i stedet har jeg et varmt bad og læser rigtige bøger), ingen farende til min email, så snart jeg vågner op (i stedet gør jeg min meditation og sætter min hensigt til dagen) og ingen email, mens jeg snakker med mine børn (tak mor). ” –Arianna Huffington, medstifter og chefredaktør for The Huffington Post

“Når jeg står op om morgenen, kommer jeg til min telefon og rulle gennem mine e-mails til dem, der er indlysende og nemme at slippe af. Derefter forsøger jeg at rense min indbakke klokken 10 om morgenen efter min morgenmad største e-mail svaghed går ikke tilbage til dem der kræver noget tanke snarere end et øjeblikkeligt svar. Jeg har tendens til at åbne alt og adressere ingenting. For at gøre dette værre er jeg forfærdelig at kunne ignorere min indbakke, uanset hvad jeg ellers Jeg må ofte slukke mit internet, så jeg kan skrive, uforstyrret af de e-mails, der kommer ind. ” -Padma Lakshmi, Top Chef vært, forfatter og medstifter af Endometriosis Foundation of America

“Jeg kommer generelt ind på e-mails første ting om morgenen. Jeg er i møder hele dagen, så er der som regel en forretningsmiddag – så det er ramt eller savner det jeg snakker imellem. Jeg har begyndt at tilbringe søndag aftener, der brækker ud på min indbakke og virkelig rengøring ting ud! ” -Sophia Amoruso, grundlægger og ejer af Nasty Gal og forfatter af #GIRLBOSS

billede

Getty Images

“Jeg læser mine e-mails mindst 10 gange om dagen og flag altid dem, der kræver mere omhyggelig opfølgning og svar på dem på slutningen af ​​dagen. Jeg forsøger at undgå e-mail i weekenderne helt.” –Stacy London, stil ekspert og vært af nye TLC show Kærlighed, Lust eller Run

“Mine to vigtigste regler når det kommer til e-mail: 1) Kontroller ikke din e-mail indtil mindst 20 minutter efter at du er vågnet! Jeg ved, det er svært, fordi din telefon sandsynligvis er lige ved din seng, men din dag vil være ude til en bedre start, hvis du kan vente. 2) Hvis du finder dig selv at skrive en email, der er alt for følelsesmæssig, skal du ikke sende det med det samme. Stik det i mappen ‘udkast’ og kom tilbage til det senere. Du vil sandsynligvis trække vejret til lindring, at du ikke sendte det, når du har læst det igen! ” -Randi Zuckerberg, grundlægger og administrerende direktør i Zuckerberg Media, forfatter af Dot kompliceret, chefredaktør for Dot Complicated, og vært for Dot Kompliceret på SiriusXM

“Jeg har flere postkasser oprettet til forskellige typer af e-mails: planlægning, personlig og forretning. Når noget kommer ind, sender jeg det videre til den relevante e-mail-boks, og min assistent administrerer den derfra. Det er selvfølgelig personligt, jeg skal reagere på, så Jeg går tilbage i slutningen af ​​dagen og svarer på, hvad der er presserende og flagger hvad der skal ske på den næste ledige tid. Kan være helt upraktisk, men arbejder for de 100-200 emails, jeg får en dag. ” Amanda de Cadenet, skaber og vært for Samtalen og Undone med @Amandadecadenet

billede

Renata Pavam

“Jeg forsøger normalt at behandle alle mine e-mails om morgenen før klasse og øvelser. Jeg laver kaffe og sidder ved spisebordet og forsøger at indhente. Koffeinen hjælper helt sikkert. Jeg vil om nødvendigt reagere på presserende e-mails på pauser mellem repetitioner. Når tiden er overstået, er mit sind og krop så stekt, at jeg forlader alt for den næste dag. Mandag er min fridag, så jeg vil indhente eventuelle resterende emails over kaffe mandag morgen. har en forestilling den aften, ignorerer jeg bogstaveligt talt al korrespondance, fordi jeg har brug for al min mentale energi til at være fokuseret, og nogle gange er der også involveret nerver, som gør det svært at koncentrere sig om ikke-ballet ting. ” -Isabella Boylston, hoveddanser på American Ballet Theatre

“Jeg går aldrig i seng med nogen e-mails i min indbakke. Jeg kan ikke falde i søvn, vel vidende at jeg har nogle e-mails, som jeg ikke har reageret rettidigt på. Uden tvivl er e-mails en total distraktion. tage væk vigtig kreativ tid (hvor den ægte magi sker i mit voksende hudplejefirma) fra min hjerne. Før jeg går i seng de fleste nætter vælger jeg et projekt, som jeg vil færdiggøre om morgenen, før du kontrollerer min email. uden at jeg har fokuseret på et projekt, så lukker jeg det ned, så jeg er ikke distraheret. ” –Renée Rouleau, kendte estetiker og hudpleje ekspert

billede

Jonathon Kambouris

“Ved første øjekast kæmper jeg min indbakke for enhver tilbagevenden post fra dagen før og svarer på noget presserende. Ved andet øjekast begynder jeg at svare på den almindelige mail, skrot junk og arkivere alt det håndterede arbejde. Mit mål er at holde en tom indbakke, så ved middagstid vil jeg medbringe min ulæste email tæller til nul og derefter gøre det samme ved 6 pm ” -Nina Garcia, Marie Claire kreativ direktør og Projekt landingsbane dommer

“Jeg har altid været en detailorienteret person, og det har altid spillet en vigtig rolle i min daglige rutine. Når min morgenalarm ringer, deaktiverer jeg det og scanner min iPhone til presserende meddelelser. Det er vigtigt for mig at svare på disse e-mails før min morgen starter rutinen, så forbliver min integritet og pålidelighed intakt. Det er sådan, at alle værdifulde relationer er næret. Den vigtigste lære jeg har lært er at ikke stresse over dit indbakkevolumen, men skaber snarere et system for at sikre, at det er så organiseret som muligt. Du bør altid vide, hvor en email er logget og har en søgemetode mestret. Med et voksende hold på over 100 ansatte gør det mig muligt at være opmærksom på hvert hold samt multitask min personlige plan. ” -Amber Venz Box, medstifter og præsident for belønningStyle

“Siden jeg driver et digitalt webmarkedsføringsfirma, er e-mail afgørende, men det kan også være en distraktion! Jeg følger denne regel: Hvis jeg kan svare på det på mindre end et minut, svarer jeg straks. Hvis det kræver et længere svar , Jeg flagger det til senere. Jeg prioriterer så markerede e-mails for svar. På denne måde kan jeg sørge for at adressere tidssensitive e-mails først og resten senere. Jeg bruger også e-mail-skabeloner til at reagere på bestemte typer meddelelser, jeg får på en regelmæssigt. Samlet set er en meget ‘zen’ tilgang til email management! ” Shama Hyder, digital trender ekspert og CEO for Marketing Zen Group

billede

Getty Images

“Jeg svarer hurtigere eller på farten til de mere enkle e-mails, så jeg glemmer ikke at komme tilbage til folk, men flagg e-mails, der har brug for længere, mere omtankefulde svar at komme tilbage til, når jeg har ledepladsen eller den nødvendige information til korrekt Det er ikke et perfekt system, men det er min egen form for organiseret kaos. ” Lauren Bush Lauren, grundlægger og administrerende direktør for FEED

“Jeg tænker konstant på engangsprodukter til relæ til mit team, personale og selvfølgelig selv! Så jeg kan godt lide at holde et par dokumenter åbne på mit skrivebord (eller fanebladet Noter åbent i min telefon) til jot disse tilfældige ting ned i hver spand hele dagen, så i slutningen af ​​dagen compiler jeg noterne og sender dem rundt til mit hold som en tjekliste. På den måde ved jeg, at de får hele billedet, og vi er ikke bombarderer hinanden med e-mails hele dagen lang. For så vidt som min indbakke går, kan jeg lide at gå igennem det på nøglepunkter hele dagen: morgen, frokosttid, eftermiddag og nat (lige før seng). På den måde forbliver jeg på toppen af det uden at distrahere mig selv ved konstant at reagere på hver lille ting som det kommer ind – og jeg går i seng med en ren indbakke! ” –Nicole Lapin, finans journalist og forfatter af Rich Bitch: En simpel 12-trinsplan for at få dit finansielle liv sammen … Endelig

“Jeg begynder at tjekke e-mail omkring 5 am Jeg forlader e-mails markeret som ulæst for at angive for mig selv hvilke der kræves handling. Åbning og lukning af en e-mail flere gange er spild af tid, så jeg forsøger at angribe e-mailen der og da første gang jeg læs det. Hvis du ikke kan reagere straks på en persons e-mail, skal du i det mindste give dem et øjeblikkeligt svar med en forventet timing for fuld respons. På en dag og alder, hvor alle er ‘altid på’ og ‘altid tilsluttet’, er det frustrerende for ikke at modtage et svar fra nogen. Udvid ret til at svare så hurtigt som muligt, selvom du ikke kan give et komplet svar eller opfølgning, så følg op fuldt ud, når du kan. ” Doreen Bloch, medstifter og administrerende direktør for Poshly.com

Annonce – Fortsæt læsning nedenfor

billede

“Kontrol af min email er altid den første ting jeg gør hver dag, det er blevet så integreret i min morgenrutine som et brusebad og en kop kaffe. Fordi min indbakke ofte fungerer som en opgaveliste, kan jeg godt lide at få en ide om alt på min liste, selv før jeg begynder at forsøge at tackle min dag. Nu hvor jeg deler min tid mellem New York og LA, er det blevet særlig udfordrende. Når jeg vågner klokken 7 på vestkysten betyder det, at jeg allerede har modtaget e-mails fra klienter, publicister og publikationer på østkysten og i Europa i et par timer! AH! Jeg modtager omkring 500 e-mails hver dag. Mange af dem er pressemeddelelser, der bliver arkiveret til, når jeg arbejder på en relevant historie. at reagere straks, og hvis det er noget, jeg har brug for ekstra tid til at arbejde på, eller det ikke er så presset, forbliver det ulæst i min indbakke. Markering af ting som ulæst er super vigtigt for mig, ellers når jeg har åbnet det, bliver det tabt i afgrunden. ” -Nicolette Mason, Marie Claire bidragende redaktør

“Med antallet af e-mails, jeg får, har jeg intet andet valg end at kontrollere en million gange om dagen og filen, som jeg går. Jeg forlader dem, der skal besvares i min indbakke, og alt andet, jeg sletter eller arkiverer i forskellige kategorier som” Kontakter til Gem ‘eller’ Kvitteringer ‘. Der er ingen fridag, virkelig … Jeg er heldig, hvis der nogensinde er en time væk! ” Shea Marie, grundlægger af Peach Love Shea

“Jeg kontrollerer min e-mail første ting om morgenen på min telefon, og efter at jeg har filtreret ud af junk / reklamemails, reagerer jeg på dem, der kræver lidt tanke eller planlægning. Jeg scanner de længere, mere involverede e-mails og markerer dem ulæste, indtil jeg ‘ m på mit kontor på computeren eller har mere uafbrudt tid til at svare fra min telefon. ” Elizabeth Chambers Hammer, medejer af BIRD Bageri og Chief Correspondent fra Human Rights Foundation

“Jeg starter min morgen ved at scanne min e-mail omkring kl 6, og jeg sørger for at svare på noget hurtigst muligt og oprette en liste for resten at prioritere min dag. Så går jeg på gymnastiksalen, og derefter svarer jeg på store ting omkring 9 eller 10:00 Jeg kontrollerer ikke min indbakke meget resten af ​​dagen, så jeg kan fokusere på, hvad der skal gøres uden e-mail, der distraherer mig. Hvis nogen har brug for mig, skriver de. ” Melodi McCloskey, medstifter og CEO ofStyleSeat

Du bør også tjekke ud:

11 måder at få hvad du vil ud af din anmeldelse

Den overraskende fordel at arbejde med de fleste kvinder

Hvorfor kvinder finder det sværere at sige nej til ekstra arbejde